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你以为这就是番茄工作法?别搞笑了!

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概述

今天我的分享主题是《利用番茄工作法,提高工作效率》,基于这个主题,我将给大家分享这些内容。

  1. 我与番茄工作法
  2. 番茄工作法简介
  3. 番茄工作法入门
  4. 番茄工作法进阶
  5. 番茄工作法的优势
  6. 再谈番茄工作法工具

接下来,我们开始分享第一部分的内容——

1. 我与番茄工作法

此图为读者手绘

我是一个严重拖延者患者,拖延症严重到什么程度呢?刚刚上班的时候,上司安排任务,给一周的时间做一个PPT,我总是等到最后一天的下午才开工,不过还好,虽然拖延,我是属于效率比较高的类型,所以每次都能成功解围。

即便如此,对于拖延症,我一直饱受困扰,甚至严重影响到我的自信心,虽然,我也曾努力改变,看了不少时间管理的书,但都无济于事——我甚至总结出一个经验:

如果不克服拖延症,掌握再多的时间管理技巧也是白搭;而只要克服了拖延症,再加上一点时间管理技巧,必将如虎添翼。

所幸的是,我无意了解到了番茄工作法——这是一种极为简单的工作法,甚至无需其他工具就能上手,了解其工作方式后,直觉告诉我我的病终于有治了!

在使用一段时间后,效果逐渐显现出来,而现在,我使用番茄工作法近两年,虽然未根除拖延症,但只能算一个轻度患者,再加上之前对时间管理的研究造诣,真是如鱼得水!

2. 番茄工作法简介

番茄工作法(Pomodoro Technique),是一种最为简单易用的工作方法,由意大利人弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)发明,并在数年间在全球普及。

除了番茄工作法,我还了解了不少其他的工作法,包括GTD和柳比歇夫,但综合实践下来,我认为番茄工作法是最优秀的,其原因,在于番茄工作法极为简单,却有其他工作法完全不能比拟的优势。

了解一下弗朗西斯科发明番茄工作法的经历吧:

他曾和我们大多数人一样,是一个拖延症晚期患者,甚至曾经一度感觉到周围人看他的眼光都很异样,因此,他觉得不能这样继续了,于是他做了个简单的实验:我就不信我不能完成十分钟的专注!于是他找来一个厨房用的番茄计时器,调到10分钟,便开始了专注。当然,第一次他失败了,但他没有放弃,几次下来,终于完成了10分钟的专注。
后来,借力于第一次成功专注所带来的自信,他逐步优化了番茄工作法,并将他推广给其他人。

像发明者的经历一样,几乎所有人都有拖延症,只是每个人的轻重程度不一样,而且,我认为对于大多数人来说,拖延症是不能完全克服的,适当的拖延其实是有利的,如何判断一个拖延是有害的?在于这个拖延是否让你烦恼不已。我相信大家肯定都有不少这样烦恼的经历。

别担心,番茄工作法来拯救你了!

3. 番茄工作法入门

3.1 番茄工作法实践工具

在实践番茄工作法之前,我先说一下所需要的工具。

相比其他工作法,番茄工作法所需要的工具极为简单,只需要三件工具即可:

  1. 一支笔
  2. 一份待办事项清单
  3. 一份番茄记录表格

3.2 番茄工作法执行过程

接下来说一下番茄工作法的执行过程。

3.2.1 清空大脑

在执行番茄工作法之前,需要大家先完成一件事,在待办事项清单中记录下所有盘踞在你脑海中的事,即GTD理念中的“清空大脑”。

然后每一天开始前,你需要挑选今天需要处理的工作,将它们抄到今天的番茄记录表格中来。

番茄时间记录表

OK,抄写完毕,那就可以利用番茄工作法来工作吧!

3.2.2 番茄时间

我们从今天的番茄记录表中选出一件事情,然后开始执行。

在执行前,先将你的计时器——计时器可以是手机闹钟,或专门的番茄计时器,设置到25分钟,然后便开始你专注的工作吧!

25分钟就是一个番茄时间,在这25分钟里,你不能被打断,如果你突然想打个电话、点个外卖等等,都可以记录到番茄记录表的“计划外事项”清单中,记录完毕,马上回到专注的工作中来。

当25分钟结束,闹钟响起,一个番茄时间结束,立即停下工作,在番茄记录表的该事项后面做一个完成标记,并开始5分钟的休息,在休息期间,不要想与刚才工作相关的任何内容,这样有利于保持大脑的清醒。

注意:当你在番茄时间中遇到非打断不可的情况,比如老板有急事找你的时候,你只得放下你的番茄时间,那么这个时候,这个番茄时间作废,哪怕你已经专注了20分钟,只剩下5分钟。

5分钟的休息时间结束,便开始你的下一个番茄时间。

当执行完四个番茄时间时,来一轮大的休息,长度为30分钟。

3.2.3 番茄工作法注意事项

这就是番茄工作法执行层面的内容,是不是非常简单?但这里有些问题需要特别说明:

  1. 一个番茄时间,即25分钟,不可分割,不存在半个番茄时间的概念,一个番茄时间被打断,就应作废。
  2. 当一个任务所花的番茄时间大于5个时,可以将这个任务当成一个项目,在执行前,先分解为多个小任务。

4. 番茄工作法进阶

之所以要把这部分内容单独提出来分享,是因为80%甚至90%的人对番茄工作法的认识都有一个极大的误区:

在他们眼里,番茄工作法很简单,不就是把时间分割成25+5分钟吗?

错!大错特错!

这一类人忽略了番茄工作法的核心价值——对时间的高度把控能力。举个例子:假设我长期需要做PPT,通过番茄工作法,我能够很直观的统计出做某个类型的PPT大概需要多长时间,精确到需要多少个25分钟,试想,当老板问你完成这个任务需要多长时间的时候,你能够很快回答出150分钟,心里是怎样的自信?这就是我所理解的番茄工作法的核心价值——对时间的把控能力。

因此,刚才我们所分享的番茄工作法入门的内容,即是80%的人对番茄工作法的理解层面,现在,我将对番茄工作法所能带给我们的改变做三个等级的划分:

4.1 第一级,执行层面

即刚才所说的用25+5的方式实践番茄工作法.

4.2 第二级,总结分析层面

在执行完一天的工作后,我们需要用每天固定的一个番茄时间来对今天的任务进行总结,整理出今天我在工作中花了多少个番茄时间、学习和阅读又花了多少个番茄时间等等。

甚至,我们可以这样来分析:今天做这个方案一共花了6个番茄时间,下一次再做这样的方案时,我的效率能不能有所提升,如果我在制作方案前,花一个番茄时间来进行规划,会不会缩短后面实际制作的时间?

这样每日的分析结果,都将成为你完成工作和学习的原始数据,长期下来,将使你对时间的所迫能力非常强,完成一个方案、阅读一本专业书籍、搞定一个报表需要多少个番茄时间,心里会非常有数,这在工作和学习中是非常有用的,而且非常酷,不是吗?

但这里要特别说明一下,总结分析是番茄工作法里很重要的一步,但每次的总结,所花的时间都不能超过一个番茄时间,否则,再好的工作方法都将成为负担。

本子1

4.3 第三级,任务预估层面

当我们开始灵活运营前两个实践级别时,你的心理会发生一种奇妙的变化,看到任务表,仿佛就能看到完成这项任务需要花费多少番茄时间,这是一件极好的事情。

因此,在第三个层面,我们需要开始培养自己对完成任务所花费番茄时间的预估能力,这其实并不难,当你执行到第二个层面时,这种感觉会被慢慢培养起来。

这时,我们在开始执行一项任务前,会先在这项任务后面写一个数字,即完成这项任务预计需要花费多少个番茄时间。

当这项任务完成时,再以实际花费的番茄时间来验证之前的假设,不准确不要紧,但随着番茄工作法应用的深入,这种预估会越来越精确。

在对任务进行预估时,需要提示一点,当一项任务过于庞大时,会干扰你的预估结果,这时请遵循一个原则:任务大于5个番茄时间时,将任务分解。

5. 番茄工作法的优势

如前面说的,在使用番茄工作法之前,我了解并学习和一些其他的工作法,其中就包括和番茄工作法同样名声大噪的GTD,这也是一种优秀的工作法,但我认为,GTD并不适用于一般人,如果将番茄工作法与GTD对比,我认为番茄工作法有这两点最大的优势:

  1. 易学程度。番茄工作法简单,易学易用,今天学习,明天就能开始实践,是最适合时间管理初学者的工作法。而GTD,整套体系及应用较为复杂,仅是原著的一套书就有三本。完整的实践番茄工作法的三个阶段,一个月就能做到,而要完整的实践GTD流程,并有自己的心得,你需要几个月甚至一年的时间。
  2. 工具复杂程度。番茄工作法所需的工具极为简单,一份清单、一支笔、一个计时器即可。而GTD,在了解其原理的基础上,要找一款适合自己的工具,着实很难,于是,我们看到了一个我自己也经历过的现象:GTD使用者在很长一段时间里,忽略了GTD的本质,而陷入寻找工具的泥沼,本末倒置!

即使如此,如果你对番茄工作法已经运用自如,这时我会推荐你再学习一下GTD,因为我认为:

番茄工作法长处在于任务的纵向执行,而GTD则在于多项任务的横向管理。

GTD将协助你更有序的安排工作和生活,而执行,仍需落实到番茄工作法。

6. 再谈番茄工作法工具

之所以把工具单独罗列出来,是因为我已经收到非常多的反馈,这些人在学习番茄工作法的时候,陷入了与学习其他方法一样的工具误区——挖破头想找到一个最适合自己的软件,我自己在学习GTD时也是一样,找了不少于十款软件,不停的折腾,数据不停的导入导出,真是浪费时间。

我们已经无数次提到,番茄工作法是一种极为简单的工作法,因此,一旦陷入工具坑,就本末倒置。

关于工具,我强烈推荐纸笔,没有比这更信手拈来的工具!

给大家分享一下我之前所使用的工具——自己制作的记录表,大小是A4纸的一半,我使用一张A4纸双面打印,可以用4天,两张纸就可以使用一周。

当然,如果你喜欢用电子工具,印象笔记是个很好的选择,大家可以找我索取印象笔记的番茄工作法记录模板。

而你需要的手机App工具,仅仅是一个计时器,在这里给大家推荐两款计时器:潮汐或Forest。

潮汐

Forest

潮汐是结合白噪声的计时器,而Forest是让人要么有成就感,要么有罪恶感的计时App,潮汐免费,而Forest需要花12软妹币购买。

再说一下我的清单吧,我通常使用滴答清单作为任务清单管理工具,我一般随身带着番茄时间记录表,但不会再带一份纸质的清单,因为我的清单任务通常非常多。

于是,我执行番茄工作法的流程就是这样:

  1. 当有一件事情时,我会先记录在滴答清单,并进行任务分类
  2. 每天结束时,我会看一下滴答清单,并选择任务安排到第二天执行
  3. 新的一天开始时,我会从滴答清单中挑选任务,依次执行
  4. 执行时,使用潮汐或Forest进行番茄计时
  5. 每天结束时,用一个番茄时间对今天完成的工作进行总结和分析

再次提醒:纸和笔是最好的番茄工作法记录工具,没有之一,切勿陷入挑选工具的大坑中!

结语

番茄工作法是最简单高效的工作法,没有之一。Pomonote将持续为大家分享关于番茄工作法的经验。

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